10 formas de transformar esas terribles reuniones de Zoom

Con tantas personas que todavía trabajan desde casa y viajes restringidos, las reuniones de Zoom siguen siendo comunes. La aplicación en sí pasó de 10 millones de participantes en reuniones diarias en 2019 a más de 200 millones desde marzo de 2020.

Algunos trabajadores informan que pasan alrededor de seis horas por día en videollamadas.

La fatiga por videollamadas existe y estas formas de animar tus videoconferencias pueden ser lo que necesitas para sentirte bien con ellas nuevamente:

Llega con buena “vibra”

Las llamadas por videoconferencia pueden resultar incómodas y sombrías. Establece un tono positivo y observa cómo los demás hacen lo mismo.

Dile a tus colegas que es bueno verlos. Haz un cumplido. Evita hacer comentarios negativos y elige ver todo a través de un lente de optimismo.

Sigue sonriendo. Mantente presente y escucha con atención. Asiente con la cabeza cuando otros hablen para animarlos.

Comparte lo que has logrado

Una reunión cara a cara puede haber tomado 30 minutos para viajar, pero esta tomó 30 segundos. ¿Cómo has aprovechado mejor ese tiempo? Organiza la reunión de manera positiva compartiendo lo que lograse en los 30 minutos antes de unirte. Disfruta de la gratitud colectiva de que la reunión sea en línea. Maravíllate con lo pequeño que se siente el mundo y lo más productivo que puedes ser.

Comienza con un tema inclusivo

No todo el mundo está viendo esa serie de Netflix que viste en maratón y no todo el mundo lo está pasando bien. Haz de cuenta que todos los que estás viendo en tu pantalla están teniendo un 2020 completamente diferente y actúa en consecuencia.

Escoge temas unánimes. Cíñete a temas en los que sabes que todos pueden participar y, si se está volviendo demasiado específico, cambia de tema. Hay algunas preguntas que todos pueden responder y esas son las que debes usar para comenzar con tu llamada.

Nada de charla trivial

Deja de perder el tiempo con trivialidades. Sin la necesidad de saludar a alguien en la oficina y ofrecerle una bebida, Zoom es perfecto para seguir adelante con la agenda.

Establece una política para eliminar las conversaciones triviales. Ve directamente al primer tema y comienza tal y como deseas continuar. Te ahorraste todo ese tiempo de no tener que ir a una oficina… no lo reemplaces con palabrería.

Establece el tono para la eficiencia y la toma de decisiones y mira qué tan lejos puedes llegar.

Cambia tu fondo (virtual)

Puedes “tener” un lujoso apartamento distinto en cada reunión, si así lo quieres

Escoge una ubicación maravillosa para cada día y anima a tu equipo a que lo haga. Los nuevos escenarios pueden generar nuevas ideas y nuevas formas de abordar los desafíos.

Reirse

Las videollamadas a veces pueden carecer de las bromas que tendría una reunión de la vida real, especialmente si hay más de dos personas en la llamada.

Si se está acercando un tema serio y todo se está volviendo intenso, métele algunas risas. Contrata los servicios de un tercero si es necesario, para que haga un pequeño break cómico.

Por ejemplo, ‘Laugh Break’ es un servicio por demanda en Estados Unidos que tiene como objetivo irrumpir en las aburridas llamadas de Zoom, dirigido por un equipo de improvisación de profesionales en comedia.

La risa es contagiosa y cambiará el estado de ánimo en un instante. Observa cómo tu equipo se integra y cómo sus reuniones se aceleran.

Comparte un dato curioso

Deja de hablar del clima o quejarte del encierro, ¿qué tal comenzar cada reunión con un dato divertido?

Planifícalo con anticipación. Que tu misión sea aprender (y enseñar) algo nuevo todos los días. Harás que la gente desee tener más tiempo contigo, lo cual solo puede ser algo bueno.

Pregúntale a alguien cómo está (¡con sinceridad!)

La forma más común de iniciar una conversación es, “cómo estás”.

Cuando lo preguntes, asegúrate de estar realmente interesado en la respuesta. Recuerda lo que dijeron la última vez. Pregunta sobre ese miembro de la familia o ese próximo viaje y demuestra que prestaste atención.

Es fácil decir “estoy bien” y seguir adelante, pero realmente preocuparse por cómo está alguien marca la mejor oportunidad para establecer una buena relación y tener un gran comienzo.

Llega a tiempo (o mejor, temprano)

En una reunión grupal de Zoom, llega cinco minutos antes. Si alguien más ha hecho lo mismo, tienes una gran excusa para una charla 1 a 1 rápida.

Crea un vínculo acerca de ser los madrugadores y pregúntales sobre su día. Pueden predecir quién será el próximo en unirse a la llamada. Háganse reír y estén felices antes de que el grupo llegue.

Observa el panorama general

Aprovecha el inicio de una reunión para dar un paso atrás y abordar el panorama general. ¿Cuál es la gran misión que estás tratando de lograr? ¿Qué tan cerca estás de tu objetivo?

Establecer el tema hablando de un panorama general sirve como un recordatorio de que los hitos más pequeños se suman a algo más grande.

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Hay muchas de formas de darle vida a una llamada de Zoom, así que elige la que más te convenga. Tener una llamada tras otra puede resultar agotador rápidamente, pero no lo uses como excusa para quedarte quieto. Aprovecha desde el comienzo para deslumbrar con tu profesionalismo y naturalidad, mientras presentas nuevos enfoques a tu equipo o clientes.