14 malos hábitos de comunicación en el trabajo y cómo acabar con ellos

El éxito en cualquier campo requiere una comprensión clara de las formas más efectivas de comunicarse con los demás. Las malas habilidades de comunicación no solo pueden dañar tu reputación, sino también hacer que tu empresa pierda negocios.

Cambiar un mal hábito de comunicación no es fácil, especialmente si no eres consciente de lo que estás haciendo, y mucho menos de cómo perciben los demás tu comportamiento.

Una vez que puedas identificar el problema y comprender las consecuencias negativas de continuar con el mal hábito, puedes hacer cambios en la forma en que te comunicas para mejorar tus relaciones profesionales.

Según el Consejo de Entrenadores de Forbes, estas son 14 prácticas comunes que todo profesional debería evitar y qué hacer en su lugar.

1. No hacer preguntas

Tendemos a intercambiar opiniones e historias en lugar de hacer preguntas. Adoptar un enfoque de coach en una conversación ayuda a crear un diálogo efectivo, en lugar de alternar mini-monólogos.

Podrías profundizar en lo que acabas de escuchar con una declaración tan simple como “Cuéntame más”. Hacer preguntas sobre la otra persona y su situación genera confianza y les demuestra que te preocupas por ellos.

2. Ignorar noticias difíciles

Las personas tienen la tendencia a ignorar las noticias difíciles o desafiantes con la esperanza de que los problemas se resuelvan por sí solos o desaparezcan con el tiempo.

Este es un mal hábito y deberíamos trabajar en resolver los problemas críticos considerando lo peor que puede suceder si nos negásemos a abordar el problema rápidamente.

Pensar en el peor de los casos es un mecanismo eficaz para impulsar la acción.

3. Alcance indirecto y seguimiento insuficiente

Un gran paso en falso en la comunicación es doble: ser indirecto con el alcance y no implementar un seguimiento 24 horas después.

Si quieres una comunicación rápida con un colega, un gerente, un cliente o un proveedor, es completamente posible lograrlo sin ser insistente, agresivo o arrogante.

Se puede obtener una respuesta el 80% de las veces con un simple “¿Qué piensas al respecto?”.

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4. Esconderse detrás de encuestas ‘anónimas’

¡Líderes, hablen con su gente y dejen de esconderse detrás de las encuestas! Una de los miembros del Consejo de Forbes cuenta: “He sido miembro de varias organizaciones con pocas mujeres afroamericanas. Recuerdo haber abierto encuestas de diversidad e inclusión en las que se preguntaba por mi rango de salario, raza y género. Bueno, ¡ahí va la respuesta anónima! Recomiendo que las mujeres a las que entreno las eviten.”

Las encuestas no resolverán problemas de raza o género.

5. Ignorar preguntas en mensajes de texto

En muchas ocasiones, tanto entre profesionales como entre emprendedores, cuando se inserta una pregunta como parte de un mensaje de texto (SMS), de alguna manera se ignora la pregunta.

Es importante ser paciente al leer un mensaje para asegurarse de que la comunicación de la respuesta esté alineada y tenga un significado para el receptor.

6. Esperar para hablar

No esperes para hablar cuando algo no funciona. El hecho de que algo sea difícil no significa necesariamente que esté mal. A menudo, las conversaciones más desafiantes resultan ser las más gratificantes.

Cuando nos separamos de la idea de lo correcto y lo incorrecto o lo bueno vs. lo malo, comenzamos a entender la comunicación difícil como información útil que es esencial para el crecimiento.

7. Interrumpir a otros

Un mal hábito de comunicación es estar interrumpiendo. Interrumpir es una forma de intrusión y puede hacer que la persona con la que estás hablando sienta que lo que tienes que decir es más importante que lo que él/ella está diciendo.

Intenta tomar notas y esperar en silencio, y si interrumpes, discúlpate rápidamente.

8. Ensayar las respuestas en vez de escuchar con atención

Un mal hábito común de comunicación que tienen las personas es la tendencia a no escuchar. En cambio, pasan tiempo pensando y ensayando cuál debería ser su respuesta.

Esto se puede superar escuchando con atención lo que dice la otra persona. Podrás responder con respuestas bien pensadas, lo que hará que la otra persona se sienta escuchada y validada.

9. Compartir inmediatamente una experiencia similar

Cuando las personas comparten algo sobre sí mismas, es posible que les digamos de inmediato algo similar que nos sucedió. Esto puede crear una conexión porque tienes puntos en común, pero no saltes a esa respuesta demasiado rápido.

Escucha, haz preguntas y muestra verdadero interés y curiosidad. Solo entonces, puedes compartir tu propia experiencia.

10. Impaciencia al comunicarse

Interrumpir a los demás genera emociones negativas como ansiedad e ira.

Surge de la necesidad de tener razón en nuestro mundo impaciente. Aún así, no llegamos a escuchar lo que la otra persona iba a decir, y reducimos la cantidad de ideas y las posibilidades de construir una relación.

Desarrolla el hábito de respirar profundamente antes de hablar y anota lo que quieres decir para que no se te escape de la cabeza.

11. No escuchar con intención

A menudo nos cuesta escuchar realmente.

Con demasiada frecuencia caemos en la trampa de sonreír y asentir con la cabeza mientras formulamos nuestro próximo comentario o respuesta y realmente no prestamos atención a lo que se dice.

En cambio, debemos escuchar con la intención de ayudar a nuestros colegas a sentirse escuchados, valorados y comprendidos. Esto nos permitirá desarrollar una mayor confianza y comunicarnos de manera más eficaz.

12. Envío de mensajes online predeterminados

¿No les molesta cuando les envían ese mensaje de invitación de LinkedIn que viene por defecto?

Toda la premisa de la plataforma es fomentar la comunicación profesional y bidireccional. Viene con un mensaje de invitación predeterminado, pero si no puedes tomarte el tiempo para ayudarle a comprender a alguien por qué deberían conectarse, puede que esa persona sea reacia a brindarte la cortesía de su tiempo.

¡Personaliza tu invitación!

13. Callarse por miedo a las repercusiones sociales

Las personas que no dicen lo que realmente piensan porque temen las repercusiones sociales, luchan a largo plazo.

Hablar y practicar la habilidad de tener “conversaciones difíciles” son buenos hábitos para comenzar.

14. Pulsar “Enviar” demasiado rápido

Pulsar “Enviar” antes de tiempo es el único hábito del que muchos se arrepienten.

La función “Programar envío” en Gmail te permite enviar correos electrónicos más oportunos.

Al pensar en nombre de los destinatarios del correo electrónico, puedes programar la comunicación para que llegue a su bandeja de entrada en el momento más conveniente para ellos, y no solo enviarla instintivamente cuando sea conveniente para ti.

* Con información de Forbes.