Cómo manejar el tono de tus correos electrónicos (para evitar malentendidos)
Si no tienes cuidado al comunicar un mensaje por email, este podría sonar ofensivo.
¿Puedo tener esos documentos listos para hoy a las 5 p.m.?
Si se dijera con una sonrisa, esta pregunta probablemente provocaría una respuesta como, “Sí, claro”.
Sin embargo, si esto fuera en un un mensaje de correo electrónico, cualquier cosa podría pasar.
Si quien lo lee está teniendo un buen día, es posible que responda: “¡Claro, no hay problema!”.
Pero si la persona se siente estresada o abrumada, o si han tenido interacciones tensas en el pasado, es posible que reaccione mal. Tal vez piense que eres exigente, grosero o frío.
Ese es el problema con el tono de los correos electrónicos: en gran medida, existe en la mente del lector. Sin embargo, como redactores, debemos asegurarnos de que nuestros lectores perciban nuestros correos electrónicos como amigables y optimistas.
¿Por qué es tan importante manejar el tono de nuestros correos? Piensa en alguna vez que recibiste un correo electrónico cuyo tono interpretaste como frío o grosero. Cuando lo leíste, ¿cómo te sentiste con respecto a la persona que lo envió? ¿El tono te hizo más propenso a aceptar o rechazar el mensaje?
Mantener un tono amigable en tus emails es esencial porque determina si la mente de nuestro lector se abrirá para recibir nuestro mensaje o se cerrará de golpe con rechazo. En otras palabras, el tono equivocado arruina nuestros mensajes y disminuye nuestra eficacia como comunicadores.
Para administrar el tono de tus correos electrónicos de manera más efectiva, prueba estas cuatro tácticas:
1. Vuelve a leer y visualiza a tu lector
Piensa en algún correo que enviaste y que haya ofendido a su lector. ¿Te sorprendió su reacción? Probablemente no. Si hubieras vuelto a leer tu mensaje e imaginarte al destinatario leyéndolo, habrías sabido revisarlo. Así que tómate un momento para revisar ese correo electrónico antes de enviarlo. Imagina a tu lector absorbiendo tu mensaje. ¿Cómo se siente?
2. Sonríe cuando escribas
Investigaciones han demostrado que sonreír mejora el estado de ánimo. (¡También te hace lucir más joven y atractivo!) Si mantienes la boca relajada en una leve sonrisa, no podrás escribir un email sarcástico.
Al mismo tiempo, no seas demasiado alegre. En un correo electrónico comercial, evite múltiples signos de exclamación, textos como “OMG”, emojis excesivos y cualquier otro texto o puntuación que lo haga parecer empalagoso. Tu buena energía debe ser genuina.
3. Saluda al lector amablemente
Una breve frase introductoria como “Espero que te encuentres bien” o “Bienvenido(a) de vuelta de tus vacaciones” le indica al lector que lo ves como un ser humano, no como un simple elemento. Se trata es de romper el hielo con un comentario humanizador.
4. Cierra con agradecimiento
¿A quién no le gusta que le den las gracias? Los emails que contienen agradecimiento tienen más probabilidades de recibir una respuesta que aquellos que se cierran con un simple “Saludos”.
“Gracias por tu ayuda”, “Gracias por tu tiempo”, o incluso algo más poderoso como “Gracias por el esfuerzo que haz puesto para hacer que esto funcione”, son solo algunas formas de decir gracias. Cuanto más específico puedas ser con tu agradecimiento, más auténtico se verá.
Tu tono establece el contexto de tu comunicación. Si el tono es agradable, el contenido parecerá más ameno. Si el tono es duro, te has derrotado a ti mismo. Así que visualiza a tu lector y no olvides sonreír mientras escribes.