El arte de las conversaciones difíciles: 4 pasos para una mejor comunicación

“Tenemos que hablar.”

Para muchos, escuchar (o decir) esas tres palabras es suficiente para que se les revuelva el estómago.

Ya sea que estés dando retroalimentación difícil o abordando un tema delicado, ¿cómo puedes hacerlo de manera reflexiva y considerada?

Recuerda que la forma en que comunicas algo tiene más impacto que las palabras mismas. Así que la próxima vez que te enfrentes a una conversación complicada, considera seguir este método sencillo de cuatro pasos:

1. Aplica esta regla de tres preguntas

Antes de decir algo que crees que podría ser difícil de escuchar para otra persona, detente y pregúntate:

  • ¿Es necesario decir esto?
  • ¿Es necesario que lo diga yo?
  • ¿Es necesario que lo diga yo, en este momento?

Si la respuesta a las tres preguntas es sí, salta al paso tres. Pero si solo llegas a la segunda pregunta—es decir, es necesario que lo digas tú, pero puede esperar—entonces continúa con el paso dos.

2. Elige el momento y el lugar adecuados

Aunque en raras ocasiones puede ser necesario abordar a alguien en público (por ejemplo, para llamar la atención sobre un comportamiento inaceptable y establecer un estándar claro), la mayoría de las situaciones requieren una conversación privada.

Escoge un momento y un lugar que permitan una discusión tranquila y respetuosa.

Este enfoque no solo demuestra consideración hacia la otra persona, sino que también fomenta el respeto mutuo. Además, crea un ambiente más propicio para un diálogo abierto y productivo sobre el tema en cuestión.

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3. Piensa en cómo transmitirás tu mensaje

Hay varias formas de enfrentar esto, y tu elección puede depender de factores como:

  • Tu relación con la persona (¿es un compañero de trabajo, un amigo, un familiar o alguien con quien no tienes mucha cercanía?)

  • El contexto (¿qué tan grave es la situación, cómo es la personalidad de la otra persona, hay más gente alrededor?)

  • Tu propio estilo de comunicación (¿puedes usar el humor de manera efectiva o sería mejor un tono más serio?)

Cuando sea posible, enmarca tu mensaje de manera que se sienta más como un apoyo que como una crítica. Por ejemplo, podrías pedir permiso para compartir una observación o mencionar una ocasión en la que cometiste un error similar. Esto puede ayudar a que la otra persona se mantenga abierta y menos a la defensiva.

Además, dale espacio para que comparta su perspectiva. Entender cómo vio la situación puede revelar puntos ciegos o ayudarte a debatir con mayor empatía.

4. Reflexiona

La comunicación es una habilidad que mejora con la práctica—especialmente cuando se trata de dar retroalimentación o tocar temas delicados. Después de una conversación difícil, tómate un momento para reflexionar:

  • ¿La discusión salió como esperabas?
  • ¿Lograste tu objetivo?
  • ¿Qué funcionó bien?
  • ¿Qué harías diferente la próxima vez?

Hacerte estas preguntas puede ayudarte a perfeccionar tu enfoque y fortalecer tus relaciones con el tiempo.

Al final del día, todos necesitamos personas que estén dispuestas a decirnos lo que necesitamos escuchar, no solo lo que queremos escuchar. El desafío está en hacerlo con tacto y cuidado.