Las 5 Reglas de Oro de la Comunicación

La capacidad de comunicar información es una de las ventajas evolutivas más poderosas que tienen los humanos, si no la más poderosa de todas, entonces, ¿por qué tan a menudo hacemos mal uso de ella?

La realidad es que la buena comunicación no es una ciencia exacta, es difícil de lograr y la diversidad natural de casi todas las audiencias significa que probablemente siempre haya personas que simplemente no responden.

Sin embargo, estas cinco reglas de oro deberían ayudarte a convertirte en un comunicador más experto:

1. Conoce a tu audiencia

Para comunicarse con éxito, necesita conocer a su audiencia. ¿Quienes son? ¿Qué quieren? ¿Qué los motiva? ¿Cómo puedes involucrarlos en el debate? Solo entonces puedes adaptar tus mensajes de manera apropiada. También debes estar preparado para el hecho de que tu audiencia está cambiando y evolucionando de la misma manera que todo lo demás en la vida está cambiando y evolucionando.

No asumas que las estrategias de comunicación que funcionaron bien hace dos años tendrán el mismo efecto hoy en día. El mundo ha avanzado desde entonces y también lo ha hecho tu audiencia.

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2. El “timing” lo es todo

Una vez que hayas entendido a tu audiencia, lo siguiente es identificar el mejor momento para conectarse con ellos.

Obtendrás mejores resultados de tus esfuerzos de comunicación si tratas de involucrarte con otras personas cuando estén listos para interactuar contigo. Esto se aplica independientemente de si intentas comunicarte con colegas internos o con un público externo. Por ejemplo, rara vez es una buena idea enviar una comunicación electrónica importante a primera hora de un lunes por la mañana, cuando las bandejas de entrada de todos tienden a inundarse.

Por otro lado, es sensato utilizar al máximo las reuniones de equipo para comunicar los mensajes clave porque las personas están ‘en la zona’. Piensa cuidadosamente antes de comunicarte por la noche y los fines de semana: si envías mensajes en esos momentos, ¿qué le estás diciendo a tu personal?

Siempre que sea posible, guarda los mensajes en tu bandeja de salida y envíalos al día siguiente o después de las 11:00 A.M. del lunes.

3. Lo que dices es menos importante que lo que otros quieren escuchar

Gran parte de la comunicación se basa en: “Realmente necesito decirle a los miembros de mi equipo / clientes / gerentes / proveedores (eliminar según corresponda) sobre esto”. Pero el desafío es que los miembros de tu equipo / clientes / gerentes / proveedores (eliminar según corresponda) no serán necesariamente receptivos a tu mensaje, incluso si los comprendes como una audiencia y eliges bien el momento oportuno.

Para hacer que las personas respondan a tu comunicación de la manera que deseas, debes darle importancia a tus mensajes con declaraciones que los pongan de tu lado.

Una buena forma de comenzar es usar la palabra “gracias”. Por ejemplo, no escribas un correo electrónico que diga: “Sé que todos están ocupados, pero por favor, intenten presentar sus reportes de trabajo a tiempo esta semana”. El Director Financiero sigue enviándome correos electrónicos sobre esto y me está volviendo loco.”

Lo que podrías decir es: “Gracias a todos por su arduo trabajo. No saben cuánto aprecio las largas horas que están trabajando para que este proyecto llegue cumpla su meta. Sin embargo, ¿podría pedirles un pequeño favor? ¿Podrían tratar de reservar cinco minutos en su apretada agenda esta semana para presentar sus reportes a tiempo? ¡Con esto nuestro equipo sumará aún más puntos con el Director Financiero y el equipo ejecutivo!”.

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4. No confundas transmisión con comunicación

El dramaturgo George Bernard Shaw dijo una vez: “El mayor problema en la comunicación es la ilusión de que ha tenido lugar”. Y tenía razón. Cuántas conversaciones has tenido en el trabajo y en la vida, que comenzaron con las palabras “Bueno, les dije que…”

Nunca olvides que la comunicación real es bi-direccional. Es un intercambio que requiere comentarios (‘feedback’). Por lo tanto, tomando el ejemplo del correo electrónico del reporte de trabajo anterior, puedes agregar el siguiente comentario: “Si tienen dificultades para completar sus reportes o alguna duda sobre el proyecto, háganmelo saber y haré todo lo posible para ayudar”.

5. Deja tu ego en la puerta

Si tus intentos de comunicación fracasan, no culpes a tu público, échate la culpa. Es evidente que no haz transmitido el mensaje de una manera (o en un momento) que tu audiencia quiera escuchar. Reflexiona sobre lo que podría haber salido mal, para que puedas hacerlo mejor la próxima vez, y luego continúa.

La comunicación es más bien un tema fortuito y nadie lo hace correctamente todo el tiempo. Haz tu mejor esfuerzo y así deberías terminar descubriendo que tu audiencia al menos lo aprecia.